Meetingmanagement

Wieso TIMEFLEX als Teamkalender und nicht Outlook oder Notes?

Mit dem TimeFleXGruppenkalender für Microsoft Outlook und Lotus Notes vereinfachen Sie die Terminplanung in jeder Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz für die Verfügbarkeit und Auslastung von Personen und Ressourcen. Termine sind wichtig.

Unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Anforderungen. TimeFleXbietet verschiedene Ansichten wie Scheduler, Tages, Wochen, Monats und Listenansichten. Die Scheduler Ansicht beinhaltet eine Zoom Funktion mit der die Zeitskala auf Tage, Wochen und Monate verändert werden kann. Jeder Benutzer kann seine bevorzugten Ansichten für die Planung von Urlaub, Projekten, Außendienst oder Gleitzeit auswählen und speichern.

Die zusätzliche Filterfunktion hilft dabei, ganz einfach zwischen unterschiedlichen Termine im Kalender zu unterscheiden. Durch Setzen oder Ausblenden der jeweiligen Kategorie werden zum Beispiel private und geschäftliche oder wichtige und normale Termine ein- bzw. ausgeblendet. Auch die Volltextsuche steht zur Verfügung.

Meetingfinder

  • Erstellen Sie mit dem Wizard des MeetingFinderseine

  • Besprechungsanfrage an Personen mit mehreren Terminvorschlägen.

  • Der MeetingFindergibt Ihnen anhand der von Ihnen gewähltenPersonen (Sie könnenTeilnehmerauch alsVIPkennzeichnen), eine Liste der bestmöglichenTerminezur Auswahl.

  • Aus dieser Liste könnenSie nun beliebig vieleTerminvorschlägeauswählen, die Sie in der Terminumfrage einbeziehen wollen. Nachdem Sie Ihre Eingaben getätigthaben, starten Sie die Terminumfrage.

  • Im Anschluss erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail, in der ein Link zum TIMEFLEX Teamkalender und der dazugehörigenTerminlisteIhrer Anfrage angezeigt wird.

  • Dort kann der Teilnehmer jetzt, in einzigartiger Weise, Ihre Terminanfragen und gleichzeitig seine, oder auf Wunsch die Kalender allerTeilnehmer(Rechteabhängig), sehen.

Als Organisator erhalten Sie beim Erreichen gewisser Prozente eine E-Mail überden aktuellen Stand Ihrer Terminumfrage. Sie könnenauch jederzeit in TIMEFLEX Ihre Anfrage öffnenund den aktuellen Status Ihrer Terminumfrage einsehen.

Wenn Sie ausreichende Informationen von den Teilnehmern erhalten haben, erstellen Sie mit einem Klick eine neue Besprechung. In dieser werden allen Daten aus der gewähltenTerminumfrage übernommen(Start, Ende, Teilnehmer, Betreff …). Sie könnenauch mehrere Termine zur Erstellung von Besprechungen auswählen.

Bewirtungsanforderungen immer im Griff dank TIMEFLEX Catering-Modul

MitTIMEFLEX Catering Management übermittelnSie parallel zur Terminvereinbarung einfach und schnell die Anforderungen an Catering und Raumausstattung. Die zuständigenAssistenten oder externe Dienstleister erhalten frühzeitigalle benötigtenInformationen per Mail.

Änderungenan einem Termin, zu dem eine Catering Anforderung existiert, werden von TIMEFLEX überwacht. Somit werden Änderungen(Start- / Endzeit, eingeladene Personen oder Löschungen) eines Termins immer an die zuständigen Caterer weiter gegeben.

Das Catering-Modul passt sich nahtlos in den TIMEFLEX Teamkalender ein. TIMEFLEX Catering Management erleichtert die Arbeit im Hintergrund jeder Terminplanung füralle Beteiligten.

Moderne, multifunktionale und interaktive digitale Türschilder

Effizientes Raummanagement dank der digitalen Türbeschilderung von TimeFleX, die ausgewählten Teilnehmern das direkte Buchen und Verwalten von Räumen auch direkt am Display ermöglicht. Buchungen werden direkt im Microsoft Exchange oder IBM Notes eingetragen. Buchungen die über Outlook oder IBM Notes direkt getätigt wurden werden ebenfalls am digitalen Türschild angezeigt. Die Steuerung ist nahtlos in die TimeFleXAdministration integriert. Sie erhalten somit eine elegante und effiziente Türbeschilderung für Tagungs-und Konferenzräume, Büros und vielen weiteren Einsatzorten mit zahllosen Möglichkeiten.

CheckIn für Besprechungsräume

  •  Nicht benutze Räume automatisiert freigeben

  •  Durch Check-In Funktion am Display oder der automatischen Detektion von Personen im Raum (DSVGO konform)

  • Bei der automatischen Detektion (Wärmebild) kann auch die Anzahl der Anwesenden erfasst werden (Auswertung der Nutzung der Räume zur Kapazität, etc.)