Meetingmanagement Gruppenkalender

Wieso TIMEFLEX als Teamkalender und nicht Outlook oder Notes?

Mit dem TimeFleXGruppenkalender für Microsoft Outlook und Lotus Notes vereinfachen Sie die Terminplanung in jeder Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz für die Verfügbarkeit und Auslastung von Personen und Ressourcen. Termine sind wichtig.

Unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Anforderungen. TimeFleXbietet verschiedene Ansichten wie Scheduler, Tages, Wochen, Monats und Listenansichten. Die Scheduler Ansicht beinhaltet eine Zoom Funktion mit der die Zeitskala auf Tage, Wochen und Monate verändert werden kann. Jeder Benutzer kann seine bevorzugten Ansichten für die Planung von Urlaub, Projekten, Außendienst oder Gleitzeit auswählen und speichern.

Die zusätzliche Filterfunktion hilft dabei, ganz einfach zwischen unterschiedlichen Termine im Kalender zu unterscheiden. Durch Setzen oder Ausblenden der jeweiligen Kategorie werden zum Beispiel private und geschäftliche oder wichtige und normale Termine ein- bzw. ausgeblendet. Auch die Volltextsuche steht zur Verfügung.

Meetingfinder

Das kennt jeder im Unternehmen: eine wichtige interne Besprechung mit mehreren Teilnehmern steht an, die inhaltliche Planung läuft auf Hochtouren – und nun muss “nur noch” der für alle passende Termin her.
In der Folge gehen stunden- oder gar tagelang unzählige Mails mit Zu- und Absagen hin und her. Bald liegen nicht nur beim Organisator die Nerven blank …

  • Erstellen von Terminumfragen
  • Alle Umfragen auf einen Blick
  • Einfaches Abstimmen
  • Anzeige aller eingeladenen Personen
  • Direktes Erstellen von Besprechungen innerhalb der Terminumfrage
  • Nahtlos in TimeFleX integriert

Termine & Meetings erstellen

  • Erstellen Sie mit dem MeetingFinder eine Besprechungsanfrage mit mehreren Terminvorschlägen an beliebig viele Teilnehmer. Sie können dabei einzelne Personen als “VIP” kennzeichnen.
  • Anhand des von Ihnen gewählten Zeitraumes und der geplanten Dauer der Besprechung wird TimeFleX Ihnen eine Liste der bestmöglichen Termine vorschlagen.
    Dabei achtet der MeetingFinder darauf, evtl. vorhandene VIP´s in der Terminfindung bei Verfügbarkeiten zu priorisieren.
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl aus den vorgeschlagenen Terminen, um mit TimeFleX eine Anfrage an alle Teilnehmer zu generieren.
  • Alle Teilnehmer erhalten per E-Mail einen Link zum TimeFleX Gruppenkalender und der dazugehörigen Terminliste aus Ihrer Anfrage.
  • Die Eingeladenen können nun ihre Verfügbarkeiten angeben. Dafür steht im TimeFleX Dashboard ein komfortables Auswahlmenü standardisierter Antworten zur Verfügung.
  • Als Organisator werden Sie vom MeetingFinder in festgelegten Abständen per E-Mail über den Fortschritt Ihrer Terminumfrage auf dem Laufenden gehalten. Natürlich können Sie auch jederzeit in TimeFleX Ihre Anfrage öffnen und den aktuellen Status einsehen. 
  • Sobald ein Termin festgelegt werden kann, erstellen Sie mit nur einem Klick die zugehörige Besprechung im TimeFleX Kalender. Alle Daten aus der gewählten Terminumfrage werden übernommen (Start, Ende, Teilnehmer Betreff …)
    Zeitraubende Medienbrüche gehören endlich der Vergangenheit an!

Desk Sharing

Optimieren Sie die Anzahl der Arbeitsplätze im Unternehmen. Mit Desksharing von TimeFleX können Sie Ihre Arbeitsumgebung digital im modernen Büroalltag managen. Mit Ihrem integrierten Gebäudeplan haben Sie auf einem Blick Ihre Tischnutzung im Überblick.
So können Sie direkt sehen, welche Tische “verstauben” und somit aus kaufmännischer Sicht Ihre Böroflächen anpassen.

Mit der Funktion zur Aufforderung des Check-ins bleibt kein Schreibtisch mehr leer. Denn dieser wird automatisiert nach Ihrer festgelegten Zeit wieder freigegeben, falls kein Check-in erfolgt.

Über die Schnittstellen-Anbindung zu Microsoft Exchange oder IBM Notes lassen sich zudem alle Arbeitsplatzbelegungen in der vertrauten Nutzeroberfläche eingeben, bearbeiten und verwalten.

Perfekte Integration in bestehende Infrastruktur Die integrierte Schnittstellen-Anbindung über den TimeFleX Kalender zu Ihrer Microsoft-Exchange oder IBM Domino-Infrastruktur ermöglicht die einfache und direkte Steuerung Ihres Arbeitsplatz-Managements in Echtzeit. Sehen, verwalten und buchen Sie alle Tischbelegungen direkt von Ihrem Microsoft oder IBM-Account aus. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern zeitlich begrenzte Zugriffe, steuern Sie Rechte & Rollen für Ihre Raumplanung und erleben Sie, wie sich durch den Einsatz der digitalen Panels Abläufe beschleunigen lassen und so letzlich ein Zeitgewinn für alle Mitarbeiter entsteht. Überall einsetzbar - auch in der Cloud Unsere smarten Panels lassen sich sowohl ganz klassisch on-premise vom Desktop oder Laptop-Arbeitsplatz aus verwalten, wie auch über einen Cloud-Server bzw. eine unternhmensinterne Hybrid-Struktur. Auch die Überwachung und Wartung Ihrer digitalen Panels durch Ihre IT-Abteilung kann problemlos über Cloud-Ambindung erfolgen.

Moderne, multifunktionale und interaktive digitale Türschilder

Effizientes Raummanagement dank der digitalen Türbeschilderung von TimeFleX, die ausgewählten Teilnehmern das direkte Buchen und Verwalten von Räumen auch direkt am Display ermöglicht. Buchungen werden direkt im Microsoft Exchange oder IBM Notes eingetragen. Buchungen die über Outlook oder IBM Notes direkt getätigt wurden werden ebenfalls am digitalen Türschild angezeigt. Die Steuerung ist nahtlos in die TimeFleXAdministration integriert. Sie erhalten somit eine elegante und effiziente Türbeschilderung für Tagungs-und Konferenzräume, Büros und vielen weiteren Einsatzorten mit zahllosen Möglichkeiten.

Echte Transparenz im Raum-Management:

Mit unseren digitalen Türschildern gehören Unklarheiten bei der Belegung von Besprechungsräumen und Doppelbuchungen endlich der Vergangenheit an.
Und dank ihrer weithin sichtbaren LED-Leuchtanzeigen können Ihre Mitarbeiter sich jetzt auch direkt “im Vorbeigehen” über den Verfügbarkeitsstatus eines Raumes informieren.

Ein Türschild, so agil wie die Arbeitsabläufe im modernen Unternehmen:

Termin verschieben oder stornieren? Die laufende Sitzung spontan verlängern oder verkürzen? Den Raum kurzfristig umbuchen?
Mit unseren smarten Booking Panels geht das jetzt alles in Echtzeit. Per Eingabe direkt am Touchpanel des Türschildes oder – noch bequemer – direkt von Ihrem Desktop oder Laptop aus über Wlan im internen Firmennetzwerk.

Bewirtungsanforderungen immer im Griff dank TIMEFLEX Catering-Modul

Mit TIMEFLEX Catering Management übermittelnSie parallel zur Terminvereinbarung einfach und schnell die Anforderungen an Catering und Raumausstattung. Die zuständigenAssistenten oder externe Dienstleister erhalten frühzeitigalle benötigtenInformationen per Mail.

Änderungenan einem Termin, zu dem eine Catering Anforderung existiert, werden von TIMEFLEX überwacht. Somit werden Änderungen(Start- / Endzeit, eingeladene Personen oder Löschungen) eines Termins immer an die zuständigen Caterer weiter gegeben.

Das Catering-Modul passt sich nahtlos in den TIMEFLEX Teamkalender ein. TIMEFLEX Catering Management erleichtert die Arbeit im Hintergrund jeder Terminplanung füralle Beteiligten.

CheckIn für Besprechungsräume

  •  Nicht benutze Räume automatisiert freigeben

  •  Durch Check-In Funktion am Display oder der automatischen Detektion von Personen im Raum (DSVGO konform)

  • Bei der automatischen Detektion (Wärmebild) kann auch die Anzahl der Anwesenden erfasst werden (Auswertung der Nutzung der Räume zur Kapazität, etc.)