Simplex Click & Flow

Geschäftsprozesse digitalisieren mit Click and Flow

Herausforderung Workflows

Viele Unternehmen möchten weg vom Papier und Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Doch die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder nur in Teilen, während derer Dokumente, Informationen oder Aktivitäten von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergereicht werden, stellen Unternehmen oft vor große Herausforderungen.

Die Auswahl des richtigen Tools für die Realisierung der Geschäftsprozesse fällt oft schwer, da der Markt sehr überflutet ist mit diesen Lösungen. Jedoch trennt sich hier auch die Spreu vom Weizen. Denn viele Lösungen kosten horrende Summen und erfüllen am Ende dann noch nicht ihr Ziel. Häufig kommen Werkzeuge von der Stange an Ihre Grenzen was die Anzahl von Feldern oder auch die Abhängigkeiten, sowie Bedingungen betrifft. Ebenso gibt es oft kritische Szenarien, indem eine funktionierende Schnittstelle in das SAP oder andre Systeme fehlt.

Mit Click and Flow gehören all dies Herausforderungen der Vergangenheit an.  Unser Tool wird oft eingesetzt, wenn andere scheitern. Und unsere Kunden sind immer wieder verblüfft, wie günstig und schnell man doch Workflows generieren kann.

Wer muss was bis wann erledigen? Wo muss wer was ablegen? Womit eigentlich? Und wovon hängt es ab?

  • hat einen Auslöser (Trigger) und einen Abschluss

  • besteht aus Arbeitsschritten (Tätigkeiten, Aktionen, Aktivitäten), die sequentiell und/oder parallel ablaufen

  • läuft immer wieder nach demselben oder nach einem ähnlichen Schema ab

  • besitzt einen definierten Zustand, wenn eine Aktivität erfolgreich beendet oder abgebrochen wird

  • ordnet Aktivitäten verschiedenen Rollen (=Beteiligten) zu, die entweder durch eine Person oder durch das System repräsentiert werden

  • stellt Informationen, Werkzeuge und Dokumente bereit, die Rollen nutzen, um die Aktivitäten durchzuführen

Vorteile des Workflows

  • Sicherstellung und Optimierung der Arbeitsabläufe

  • Erhöhung der Produktivität, Effizienz und Transparenz

  • Geringerer Kommunikationsaufwand

  • Reduzierung von Durchgangs- und Liegezeiten

  • Reduzierung von Fehlern

  • Schnellerer Zugang zu Informationen und Dokumenten

  • Schnelleres Treffen von Entscheidungen und Maßnahmen

  • Flexible Anpassung der Arbeitsprozesse und  Mitarbeiterorganisation

Einsatzmöglichkeiten für Workflows

  • Urlaubsantrag

  • Visitenkartenantrag

  • Firmenkreditkartenantrag

  • Berechtigungsantrag

  • Dienstreisegenehmigung

  • Zugehörigkeit zu Gruppen

  • Bewirtungsantrag

  • Investitionsantrag

  • Projektantrag

  • Rechnungsprüfung

  • Helpdesk (Ticketsystem)

  • Entwicklungsauftrag

  • Change-Management

  • Reklamationsbearbeitung

  • Interner Kleinauftrag

  • Auftragsmanagement

  • Nacharbeit Kundenbesuch

  • Backoffice-Auftrag

In nur 3 Schritten zum fertigem Workflow

Definieren Sie die Felder Ihres Workflows

Definieren Sie Aufgaben und Entscheidungen

Starten Sie den Workflow im E-Mail Client, Mobil oder im Browser

Zielgruppen

  • SMBs sowie Nicht-IT-Abteilungen, da Workflows ohne Programmierkenntnisse definiert und produktiv vorgenommen werden können

  • Berater und Programmierer, weil fürdie jeweiligen Anforderungen angepasste  Workflows sehr schnell umgesetzt werden können

Outlook Integration - Mail Client als Workflow Tool

Mit dem Click andFlow Add-In für Microsoft Outlook® wird Ihr Outlook zu einem Workflow-Tool. Damit arbeiten Anwender in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung. Direkt von Outlook aus werden Workflow-Aufgaben wie Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Prüfungen, Gutschriften, Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen bequem erledigt. Eine separate Workflow-App, um Aufgaben zu verwalten? Aufwändige Einarbeitung? Mehrere offene Fenster? Benötigen Sie nicht! Eine einfache Add-In-Installation in Microsoft Outlook® genügt und Sie können sofort loslegen.

immer die komplette Übersicht

  • Anwender sehen ihren Aufgabenkorb für anstehende Workflow-Tasks direkt in Outlook oder Notes.

  • Workflow-Aufgaben können bequem in Outlook / Notes geöffnet und bearbeitet werden.

  • Prozesse und Vorgänge können gesteuert und nachverfolgt werden.

Features

Effizienteres Task-Management

Aufgaben, die liegen bleiben, weil jeder glaubt, ein anderer wird sie machen? Das soll der Vergangenheit angehören. Mit Click and Flow werden anstehende Aufgaben nach Priorität, Terminen und Zugehörigkeit in integrierte Aufgabenkörbe der Anwender in Outlook zugestellt. Jeder Anwender erhält somit seine eigene Aufgabenliste. Per Maus-Klick lassen sich Aufgaben auch gezielt an andere Anwender delegieren, ohne an Transparenz und Übersichtlichkeit zu verlieren. Missverständnisse und Unklarheiten werden vermieden. Die Zusammenarbeit wird effizienter.

Workflow nahtlos integriert

Das Workflow Add-In für Outlook und Notes der Click and Flow Lösung integriert die volle Funktionalität eines Workflow-Clients. Das gesamte Aufgaben-Management, von der Aufgabenkorbverwaltung über die Bearbeitung einer Aufgabe bis hin zu Delegations- und Kollaborationsfunktionen, kann damit bequem vom E-Mail Client aus erledigt werden. Das Add-In integriert sich nahtlos in die graphische Oberfläche von Outlook / Notes. Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung. Eine separate Workflow-Software und aufwändige Einarbeitung in neue Anwendungen erübrigen sich.

E-Mail Client als Workflow Tool

Mit dem Click and FLow Workflow Add-In für Outlook / Notes wird Ihr E-Mail Client zu einem Workflow-Tool. Anwender müssen sich damit nicht mehr darum kümmern, an wem sie etwas schicken müssen. Jeder Vorgang läuft nach einem von Ihnen definierten Workflow ab. Im Workflow anstehende Aufgaben werden automatisch in die Aufgabenkörbe der im Prozess festgelegten Verantwortlichen gelegt. Kollegen wegen Aufgaben hinterher rennen gehört der Vergangenheit an. Sie können jederzeit den gesamten Vorgang und die bereits erledigten Prozessschritte einsehen. Sie wissen damit jederzeit, wo sich welcher 

Keine Termine mehr verpassen

Sehen Sie die Flut Ihrer Aufgaben schon auf Sie zukommen? Haben Sie schon wieder vergessen eine Rechnung zeitgerecht freizugeben? Die Skontofrist ist leider schon abgelaufen? Das ist ärgerlich und muss nicht sein. Setzen Sie mit dem Click and Flow für jede Aufgabe eine Erinnerung und Sie werden zuverlässig an die Aufgabe erinnert. Möchten Sie die Aufgaben-Flut endgültig bändigen? Zeitferne Aufgaben können Sie auf Wiedervorlage setzen. Sie legen einfach den Zeitraum fest, an dem Sie die Aufgabe angehen wollen. Die Aufgabe verschwindet vorerst aus Ihrer Aufgabenliste und erscheint zu dem festgelegten Zeitpunkt wieder in Ihrer Aufgabenliste. Damit schaffen Sie Ordnung in der Aufgabenliste und können den nächsten Aufgaben gelassen entgegen sehen.

Entspannt bleiben

Aufgaben, die aufgrund von Urlaub und Abwesenheit von Mitarbeitern liegen bleiben? Mit dem Tool Click and Flow wird genau das zuverlässig verhindert. Planen Sie in den Urlaub zu gehen, können Sie einen Abwesenheitszeitraum einstellen und einen Anwender auswählen, der Ihre neu ankommenden Aufgaben für Sie übernehmen soll. Die neu ankommenden Aufgaben werden automatisch sowohl in Ihre als auch in die Aufgabenliste Ihres ausgewählten Kollegen hinzugefügt. Das System steuert voll automatisch die Aufgabenkörbe und Sie?… Sie kommen erholt aus Ihrem Urlaub zurück und können in Ruhe Ihre E-Mails checken.

Fit für die Zukunft

Sie haben eine Software im Einsatz, die starr ist und mit Ihren zukünftigen Anforderungen nicht mithalten kann? Es wurde mit großen Aufwand eingeführt und ist bei Ihren Kollegen endlich angekommen? Sie würden es eigentlich gern durch ein Neues ersetzen, aber Ihre Kollegen sind unzufrieden, weil sie schon wieder ein neues Tool erlernen müssen?

Ob Multi-Level-Eskalation, Erinnerungsmails oder Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen – mit Click and Flow Workflow-Management-System lässt sich das Workflow Add-In für Outlook und Notes schnell und einfach um zusätzliche Funktionalität erweitern. Sie müssen sich über morgen keine Sorgen mehr machen, denn das Workflow Add-In für Outlook wächst mit Ihren Anforderungen!

Vorteile

  • Schnelle Realisierung

  • Günstig in der Anschaffung

  • Keine Einarbeitungszeit notwendig

  • Keine Programmierkenntnisse notwendig

  • In 3 Schritten zum fertigen Workflow

  • Integration in den E-Mail Client Notes und Outlook

  • Integration in fremde Programme wie z.B. ERP oder CRM Systeme

  • Anpassung an das Unternehmens CI

  • Personalisierung

Wir arbeiten auf Basis Click and Flow mit der Firma Werner Götz IT Solutions. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Partner Seite.

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