Retirement

Retirement Service der Paulus Business Solutions

Ein häufiger Fall ist, dass Unternehmen eine Lotus-Notes Umgebung einsetzen, welche für die E-Mail-Kommunikation genutzt wird. Wenn diese Umgebung abgeschaltet werden soll ergibt sich die Frage, wie man eine vernünftige Archivierung umsetzen kann und es ermöglicht wird, dass die E-Mails und ihre Anhänge weiterhin problemlos gefunden und gelesen werden können. Dabei soll aber nicht mehr auf den Lotus Notes-Clients zugegriffen werden.

Bei einem solchen Archivierungsprojekt werden alle Dokumente in ein gewünschtes Format umgewandelt. Die dabei zu konvertierenden Datenbanken können dann vom Unternehmen in eine Langzeitspeicherlösung überführt werden.

In der Regel treten Unternehmen an uns heran, wenn sie IBM Notes nutzen und eine rechtskonforme und dauerhafte Lösung für eine Archivierung suchen. Alle Dokumente und E-Mails sollen dabei in ein Format überführt werden, bei dem die Daten langfristig lesbar sind. Die Unternehmen sind dann auf der Suche nach einem Tool, dass alle Mails und Dateien automatisch aus IBM Notes heraus in PDF konvertiert. Die Software Retiremanager der GBS, oder der Notes Extractor von cooperteam überzeugt dann schließlich durch entsprechende Features. Einer der Vorteil ist, dass die Anwender keine externe Applikation starten müssen. Hinzu kommt, dass die ursprünglichen Strukturen und Querverweise im PDF erhalten bleiben. 

Das ist vor allem für Nutzer von IBM Notes interessant, da die bekannten IBM Notes-Navigationselemente, also Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken ganz einfach übernommen werden und sogar zusätzlich um neue, sinnvolle Strukturen ergänzt (beispielsweise Inhaltsverzeichnis). Die komfortable Bedienung und die einfache Implementierung überzeugen vor allem Administratoren und Entwicklern. Den Entwicklern in den entsprechenden Unternehmen kommt es sehr entgegen, dass man die PDF Dokumente individuell anpassen kann. Als zusätzliches Feature kann man verschiedenen Dokumente zusammenführen oder Funktionen zur Verschlüsselung von Daten nutzen.