Mailsignatur

Trailer - serverbasierte E-Mail Signatur

Rechtliche und betriebliche Vorgaben in der E‐Mail‐Kommunikation sicherstellen

Mangelnde Kontrolle über die E‐Mail‐Signaturen Ihrer Mitarbeiter kann
sich nicht nur negativ auf das Unternehmensimage auswirken, sondern auch rechtliche Konsequenzen und sogar Bußgelder nach sich ziehen (Stichwort: EHUG). Und mit der wachsenden Zahl der ausgehenden E‐Mails steigen die damit verbundenen Risiken.

Der wirtschaftlichste Weg Ihr Unternehmen davor zu schützen, liegt in der Standardisierung der E‐Mail‐Signaturen Ihrer Mitarbeiter und der zentralen Integration einer Haftungsausschluss‐Erklärung (Legal Disclaimer).

Genau hier setzt iQ.Suite Trailer an: Als eine der weltweit führenden Lösungen für das Management von E‐Mail‐Signaturen ermöglicht die
GBS Lösung die rechtskonforme Integration von gesetzlichen Pflichtangaben. Und das vollkommen automatisch, ohne Interaktion Ihrer Mitarbeiter !

Merkmale

 

  • Serverbasierte Integration von Pflichtangaben gemäß gesetzlicher Vorgaben

  • Automatisches Einbinden von Haftungsausschluss‐ Erklärungen

  • Integration von Bildern, QR‐Codes und vCards in E‐Mail‐Signaturen

  • IndividuelleTextbausteinefür unterschiedliche Benutzergruppen, Absender und Empfänger

  • Mehrsprachige Textanhänge für unterschiedliche Empfänger

Vorteile

 

  • Reduzierung rechtlicher Risiken

  • Einhaltung betrieblicher Richtlinien

  • Durchsetzung des Corporate Designs

  • Zentrale, automatisierte Integration

  • Leicht anpassbar an geänderte Vorgaben

  • Unterstützung für IBM Domino und Microsoft Exchange

  • Schnelle Integration in die vorhandene Infrastruktur

Risiken reduzieren

Mit iQ.Suite Trailer lassen sich empfänger‐ und länderspezifische Angaben anhand flexibler Regeln in jede ausgehende E‐Mail einbinden. Und sollte der Gesetzgeber einmal Änderungen an den rechtlichen Formvorgaben zur E‐Mail‐Kommunikation vornehmen, können Sie die notwendigen Anpassungen schnell und einfach an zentraler Stelle vornehmen. Das reduziert zuverlässig Haftungsrisiken für Mitarbeiter und Verantwortliche auf allen Ebenen !

 

Das Werkzeug für Ihr Marketing

Wo andere Lösungen aufhören, fängt iQ.Suite Trailer erst an. Denn die Lösung erlaubt nicht nur die Integration von Pflichtangaben und personalisierten E‐Mail‐Signaturen. iQ.Suite Trailer geht noch einen Schritt weiter: So lässt sich das Erscheinungsbild flexibel dem eigenen Corporate Design anpassen. Und auch das Einbinden von Bildern, vCards, QR‐Codes oder beliebiger Textbausteine wird dank iQ.Suite Trailer zum Kinderspiel. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Veranstaltungshinweise zeitgesteuert in Ihre E‐Mail‐Signaturen einbinden.

Übrigens: iQ.Suite Trailer ist Bestandteil unserer sicheren E‐Mail‐ Management Lösung iQ.Suite für IBM Domino und Microsoft Exchange/SMTP. Damit stehen Ihnen zusätzliche Funktionalitäten rund um Virenschutz, Spamschutz, Verschlüsselung, Archivierung und Work‐Life‐Balance zur Verfügung.

Abteilungsspezifische E-Mail-Kopf- und Fußzeilen

Idealerweise ist eine Software für serverbasierte E-Mail-Kopf- und Fußzeilen so flexibel, dass in Abhängigkeit des Absenders innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Informationen in ausgehende E-Mails integriert werden können. Wozu ist dies notwendig? Stellen wir uns Folgendes vor: Innerhalb eines Unternehmens können verschiedene Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an E-Mail-Kopf- und Fußzeilen haben. Der Vertrieb möchte beispielsweise neben den Unternehmensinformationen einen Hinweis auf eine Neuentwicklung integrieren. Der Support möchte die geänderten Hotline-Zeiten ihren E-Mails hinzufügen. Der Einkauf schließlich benötigt einen Verweis auf die Einkaufsbedingungen. Die eingesetzte Software muss hier nun in der Lage sein, für die drei Abteilungen eines Unternehmens die jeweils korrekten Unternehmensinformationen an ausgehende E-Mails anzuhängen.

Mit iQ.Suite Trailer lassen sich die genannten Anforderungen sehr gut umsetzen. Das integrierte Regelwerk bietet die Flexibilität, um den Anforderungen gerecht zu werden.