treeMailS – Paulus

treeMailS: die Lösung für Ihre E-Mail-Policy

Die E-Mail-Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren zu einer der wichtigsten Plattformen im Rahmen der internen und externen Unternehmenskommunikation entwickelt!

treeMailS auf Basis von IBM Lotus Notes / Domino erweitert das E-Mailsystem mit Funktionen, die den täglichen Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten standardisieren (organisatorische, rechtliche und vertriebliche Aspekte). So ist zum Beispiel die Handhabung von unterschiedlichen Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails kein Problem mehr und nebenbei sorgt der Signaturmanager für ein einheitliches E-Mail-Layout im Sinne der Corporate Identity für intern und extern versendete E-Mails.

Zentrales Signatur-Management schafft Rechtssicherheit
Auch E-Mail ist ein Geschäftsbrief: Seit Anfang 2007 müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen enthalten. Geregelt wir dies in dem neuen „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG). Wer diese Informationen nicht in seine elektronische Post mit aufnimmt, handelt nicht gesetzeskonform.

Warum E-Mail Management?

  • Um den stetig steigenden gesetzlichen und firmenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Um den Wissenspool „E-Mails“ besser zu nutzen und zu organisieren.
  • Um den Anforderungen an ein einheitliches Corporate Identity zu genügen.

treeConsult beschäftigt sich seit Jahren mit dem Thema E-Mail-Compliance und Optimierung des elektronischen Schriftverkehrs. Mit treeMailS sind die unterschiedlichen Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails kein Problem mehr und es sorgt für ein einheitliches E-Mail-Layout im Sinne der Corporate Identity für intern und extern versendete E-Mails.

treeMailS Funktionen:

  • Firmen/Layouts/Signaturen verwalten
  • einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail-Layouts im Corporate Design
  • Haftungsausschluss
  • mehrere Signaturen je User möglich
  • Positionierung der Signatur und des Disclaimers: treeMailS arbeitet hier wie der Notes-Standard (Antworten, Weiterleiten usw.)
  • treeMailS-Adressbuch verwalten/User-spezifische Regelungen:
    Anwender benötigen häufig mehr als nur eine Signatur: sie verschicken E-Mails im Auftrag unterschiedlicher Firmen und/oder Funktion (Konzern/Gruppe oder Geschäftsbereich)
  • Vorlagen verwalten:
    – Kopf- und Fußzeile
    – Steuerung von Infobeilagen (Flyer, Banner, Slogans, AGBs)
  • 4-Augen-Prinzip:
    Dem Empfänger wird angezeigt, dass die E-Mail von einer weiteren Person gesichtet und abgezeichnet worden ist.
  • Attachment Policy:
    – E-Mail-Größen beschränken
    – ausgehende E-Mails mit Anhängen ggf. freigeben lassen
  • Ablage der ausgehenden E-Mails in Archivdatenbanken mit Verschlagwortung
  • Unterscheidung interne und externe Signatur:
    Innerhalb definierter Domains kann eine reduzierte Signatur verwendet werden
  • Mehrsprachigkeit: frei definierbare Sprachtabellen

Admin-Portal
Für die Inbetriebnahme und die Pflege von treeMailS werden umfangreiche Admin-Funktionen zur Verfügung gestellt. Die strukturierte Architektur des Systems ermöglicht es Ihnen, auch bei komplexen Anforderungen, schnell zum Erfolg zu kommen. Wesentliche Aufgaben lassen sich vollständig automatisieren und zentralisieren.

  • Personenprofile (automatischer Abgleich mit externen Datenquellen wie Adressbuch)
  • automatisierter Client Roll-out und Support für verteilte E-Mail-Routing-Infrastrukturen (keine Änderung an der Mailschablone erforderlich)
  • Logbuch

treeMailS läuft ab Version IBM Lotus Notes / Domino 5 unter Windows, AIX, Linux und OS/400