E-Mail-Archivierung – Paulus

Von der Notwendigkeit der Aufbewahrung

Herausforderung E-Mail-Archivierung
HGB, GDPdU, Abgabenordnung: Dies sind nur einige der Regelungen, die zu berücksichtigen sind, wenn man über das Thema E-Mail-Archivierung nachdenkt. Ob handels- oder steuerrechtliche Aspekte – im Wesentlichen prägen drei Fragen die Einführung einer Lösung:

  • Was muss archiviert werden?
  • Wie muss archiviert werden?
  • Wie lange muss archiviert werden?

Im Vordergrund stehen Aspekte wie Unveränderbarkeit, Zugriffsfähigkeit und Aufbewahrungsfristen von archivierten Daten. Dabei sind nicht selten Zeiträume von zehn Jahren oder länger verpflichtend. Zusätzlich gilt es, archivierungspflichtige Inhalte von unerwünschten Daten wie z. B. privater Kommunikation oder Spam zu trennen. Damit einmal archivierte Daten zügig wiedergefunden werden können, spielt zudem das effiziente Auffinden von E-Mails eine maßgebliche Rolle. Wirtschaftsprüfer setzen insbesondere auf diesen Punkt verstärkt ihr Augenmerk.

Nur ein zentraler Prozess, der alle für den Archivierungsprozess notwendigen Schritte eng koppelt, sorgt für die notwendige Durchgängigkeit und erforderliche Rechtssicherheit:

  • Effiziente Serverentlastung
  • Rechtsichere Archivierung
  • Durchgängige E-Mail-Ablage

Der Wert Ihrer Kommunikation
In Zeiten, in denen Informationen zu Werten werden, spielt die Aufbewahrung dieser Informationen eine entscheidende Rolle. E-Mails machen da keine Ausnahme. Sie sind Träger geschäftskritischer Unterlagen und in ihrer Wertigkeit der schriftlichen Geschäftspost ebenbürtig. Grund genug sich mit der Archivierung der elektronischen Kommunikation zu beschäftigen.